경어는 외우는 게 아니라 상황으로 나눠 씁니다

경어를 세 상황으로 나눕니다

경어가 어려운 이유는 형태가 많아서가 아니라 언제 무엇을 쓰는지 기준이 없어서입니다. 행동의 주체가 상대인지 자신인지를 먼저 가르면 대부분 정리됩니다.

업무에서 반복되는 상황은 크게 보고, 의뢰, 사과 세 가지입니다. 각 상황의 시작 문장과 마무리 문장을 고정해 두면 가운데 내용만 바꿔 끼울 수 있습니다.

수업에서는 다음 주에 실제로 보낼 메일이나 할 통화를 미리 한 번 돌립니다. 가장 효율이 좋은 방식입니다.

• 보고 — 진행 상황과 결과를 전하는 문형
• 의뢰 — 부담을 줄여 부탁하는 완곡 표현
• 사과 — 원인 설명과 대안 제시의 순서
• 주체 기준으로 존경어와 겸양어 구분하기

메일과 전화는 다른 근육입니다

메일은 시간을 들여 고칠 수 있지만 전화는 즉시 반응해야 합니다. 그래서 전화 응대는 정형 문장을 통째로 확보해 두는 편이 안전합니다.

받는 문장, 담당자를 확인하는 문장, 자리를 비웠다고 전하는 문장, 다시 걸겠다고 말하는 문장. 이 네 가지만 몸에 붙여도 전화 부담이 크게 줄어듭니다.

메일은 정형 인사와 본문 구조를 나눠 둡니다. 본문은 결론을 먼저 쓰고 배경을 뒤에 붙이는 순서로 고정합니다.

• 전화 정형 문장 4종 확보
• 메일 인사말과 맺음말 세트
• 본문은 결론 먼저, 배경은 뒤에
• 첨부와 일정 확인을 요청하는 문장